Dünya genelinde etkisini gösteren COVID-19 salgını şirketleri bu süreçte iş sürekliliğini sağlama ve ayakta kalma konusunda yeni yöntemler keşfetmeye zorluyor. EY’ın (Ernst & Young) iş dünyasının bu zorlu sürecin üstesinden gelmesine yardımcı olmak amacıyla hazırladığı çalışmaya göre; COVID-19’un yarattığı etkilerle mücadelede odaklanılması gereken 5 temel alan ve yöneticilerin kendilerine sorması gereken 10 soru bulunuyor
EY çalışmasında COVID-19 salgınının global iş ortamı ve ekonomiler üzerinde olağanüstü olumsuz etkiler ve belirsizlikler yarattığına vurgu yapılıyor. COVID-19 salgınının global ekonomik büyümeyi ciddi şekilde aşağı çekmesi bekleniyor. Ocak ayında yapılan öngörüler, global büyümenin 2020 yılında %2,5 olarak gerçekleşeceğine işaret ediyordu ancak COVID-19, büyümeyi sıfır seviyesine çekebilir. Etkin bir kriz yönetimi gerektiren bu ortamda şirketler ve yöneticiler, salgının stratejik hedeflerin tutturulması ve tüketici talebinin karşılanması üzerinde yarattığı etkilerin üstesinden gelmeye çabalıyor.
Çalışma şekillerinin değişmesi, seyahat kısıtlamaları, tüketici harcamalarının azalması, yatırımların ertelenmesi, tedarik zincirlerinde aksamalar yaşanması ve finansal piyasalarda oluşan belirsizlik COVID-19’un ortaya çıkardığı temel ekonomik sorunları oluşturuyor. EY’a göre; çalışan sağlığı, şeffaf iletişim, harcama kontrolü, tedarik zinciri işlevselliği ve önleyici aksiyonlar olmak üzere şirketlerin odaklanmaları gereken ve kriz döneminde daha iyi sonuçlar elde etmelerini destekleyecek 5 temel alan bulunuyor. Çalışmada; şirketlerin kriz halinde alması gereken acil aksiyonların orta ve uzun vadeli sonuçların korunmasına yönelik olması gerektiği ifade ediliyor. Organizasyonların profesyonel bir kriz yönetim planına sahip olmasının önemine vurgu yapılırken, planların çalışan mutluluğu, marka repütasyonu, finans yönetimi, tedarik zinciri ve hukuki konuları kapsaması gerektiği belirtiliyor.
Kriz döneminde atılması gereken 5 temel adım
1- Çalışan sağlığı ve mutluluğu birinci öncelik
Şirketlerin en önemli varlığı çalışanları ve en büyük sorumluluğu çalışanlarına karşı taşıyorlar. Organizasyonların müşterileri ve paydaşları için en yüksek katma değeri yaratabilmelerinin yolu çalışanlarına sağlıklı bir ortamı sağlamalarından geçiyor. COVID-19 salgını evden çalışma uygulamalarına geçişi yaygınlaştırırken, şirketler de bu değişime hızlı bir şekilde adapte olmaya çalışıyorlar. İş sürekliliğinin kesintiye uğramaması ve operasyonların olağan seyrinde sürdürülebilmesi için alternatif çalışma biçimleri geliştirilirken, aynı zamanda sağlık ve güvenlik gereksinimleri karşılanıyor. Bu süreçte özellikle iç iletişimin zamanında ve doğru şekilde yürütülmesi ve çalışan destek programlarının hayata geçirilmesi önem kazanıyor.
2- Hızlı, net, şeffaf iletişim
İletişimin açık ve hızlı olması ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi tüm kurumsal iletişim senaryolarında esastır. Ancak özellikle kriz dönemlerinde müşteri, çalışan, tedarikçi, yatırımcı ve düzenleyici kurumlarla iletişimin doğru şekilde yürütülmesi hayati önem taşıyor. Müşterilerin krizin hizmet ve ürünlerin sürekliliği üzerinde yaratabileceği etkiler ile ilgili önceden bilgilendirilmesi gerekiyor. Tedarik ve üretim aksamalarından dolayı sözleşme yükümlülüklerin yerine getirilememesi durumunda iletişimin açık olması büyük önem taşıyor. İletişimin proaktif olması ve hızlı aksiyonlar alınması cezai tazminat hafifletilmesine ve marka itibarının korunmasına destek olacaktır.
3- Harcamaların kontrollü olması ve bütçe açıkları için karşılık ayrılması
Öncelikle krizin bütçeler ve iş planları üzerindeki etkisinin belirlenmesi gerekiyor. Finansal performansın nasıl etkileneceğinin anlaşılması ve uzun vadeli etkilerin değerlendirmesi amacıyla finansal planların farklı senaryolarda stres testinden geçirilmesi önem taşıyor. Önceki bütçe varsayımları ve iş planlarının geçerli olamayacağı durumlarda esnekliğin korunmasına yönelik adımlar atılmalı ve planlar yeniden şekillendirilmeli. Gerekli olduğu durumlarda ise sermaye artırımına gidilebilir, borçlar yeniden yapılandırılabilir, bankalar, yatırımcılar veya hükümetten ek kredi desteği alınabilir. Operasyon giderlerinin genel olarak gözden geçirilmesi ve zorunlu olmayan giderlerin ortadan kaldırılması şart.
4- Tedarik zincirindeki aksamaların belirlenmesi ve giderilmesi
COVID-19 krizi süresince çok sayıda şirket operasyonlarında aksama yaşayacak ve normalden daha düşük bir performans sergileyecek. Salgından etkilenen ciddi seviyede etkilenen ülkelerde faaliyet gösteren şirketlerin tedarik zincirlerinde aksama yaşaması ve üretim taahhütlerini yerine getirememesi yüksek ihtimal dâhilinde. Böyle bir ortamda şirketlerin tedarikçileri ile düzenli olarak iletişimde olması ve toparlanmaya yönelik planlar üzerinde çalışmaları gerekiyor. Bununla birlikte alternatif tedarik zinciri seçeneklerinin de değerlendirilmesi sürecin üstesinden gelinmesine yardımcı olacaktır. Örneğin; tedarik zinciri modelinin yeniden yapılandırılması, dijital ekosistemlere ve pazarlara yönelinmesi, yeni ve farklı işbirlikleri kurulması tedarik zincirlerinde aksamaya karşı alınabilecek aksiyonlar arasında yer alıyor.
5- Beklenmedik durumlara karşı hazırlıklı olunması
Organizasyonlar genel olarak olağan iş seyrinde karşılarına çıkabilecek hukuki engellere karşı hazırlıklı olurlar. Ancak COVID-19 salgını gibi öngörülemeyen krizler farklı hukuki güçlükler ortaya çıkarabilir. Bu kapsamda krizin ekonomik etkilerinden ve tedarik aksaklıklarından dolayı oluşabilecek müşteri-tedarikçi anlaşmazlıklarının önüne geçilmesi amacıyla sözleşmelerin risk değerlendirmesinden geçirilmesi ve önleyici aksiyonların belirlenmesi ve hatta gerektiğinde “mücbir sebep” şartlarına başvurulmasına yönelik hazırlıklı olunması gerekiyor. Paydaşlarla iletişim kurma aşamasında hukuk ekiplerine potansiyel yükümlülüklere ilişkin olarak danışılması önem taşıyor.
Liderlerin krizin üstesinden gelmesini sağlayacak 10 soru
Herhangi bir krizi yönetmenin en etkin yolu krizin bir adım ilerisinde olmaktan geçiyor. Şirketlerin kriz yönetim sistemlerini güncel tutmaları ve yakın vadede kriz öngörülmese dahi farklı senaryolara karşı hazırlıklı olmaları gerekiyor. Bu doğrultuda; liderlerin, organizasyonlarının dirençliliğini değerlendirmelerini ve mevcut kriz yönetim sistemlerinin uygunluğunu gözden geçirmelerini sağlayacak 10 soruyu kendilerine sormaları kriz sürecini daha rahat geçirmelerine yardımcı olacaktır.
1. Kriz süresince organizasyonunuz çalışanlarının sağlığı ve mutluluğunu nasıl güvence altına alacak?
2. Finansmanın sürdürülebilirliğini ve nakit rezervlerinin istikrarını nasıl sağlayacaksınız?
3. Paydaşlarla iletişimin açık ve şeffaf olmasını sağlamak amacıyla iletişim sistemleri ve protokollerinin koordinasyonu ve standardizasyonunu sağladınız mı?
4. Organizasyonunuzda kısa vadeli likidite etkilerini yönetecek ve gerekli önlemleri alacak kriz yönetim ekipleri bulunuyor mu?
5. Kriz döneminde potansiyel riskleri değerlendirmek ve verilecek tepkileri belirlemek için organizasyonunuzda bir model uyguluyor musunuz?
6. Krizin etkilerini bütçelendirme, iş planlama süreçleri ve erken uyarı mekanizmalarının hayata geçirilmesi açısından gözden geçirdiniz mi?
7. Kriz büyük ölçekli finansal etkiler yarattığında, işletme modelinizi kısa ve orta vadede maliyetlerin düşürülmesi bakımından bu duruma nasıl adapte edeceksiniz?
8. Talepteki bozulması şirketinizi nasıl etkileyecek ve kriz sonrasında nasıl bir toparlanma öngörüyorsunuz?
9. Kriz ile birlikte gelecek tedarik zinciri ve üretim risklerini belirlediniz mi? Riskleri azaltmak için neler yapabilirsiniz?
10. İşletme modeliniz mevcut krizin ve potansiyel gelecek krizlerin etkileriyle baş etme konusunda dirençli mi?